Neuentwicklung eines Mandanten-Separierers zur datenschutzgerechten, automatisierten Kuvertier-Vorbereitung

Die rcDDM GmbH – eine ehemalige T-Systems-Tochter mit Sitz in
Weingarten, Baden Württemberg – zählt zu Deutschlands
Marktführern im digitalen und klassischen Dokumentenmanagement.
Für ihre rund 150 Klienten aus Industrie, Handel und öffentlicher
Verwaltung erfasst, erstellt, verwaltet und versendet die rcDDM
GmbH als Full-Service-Dienstleister verschiedenste Dokument-Typen
und ermöglicht ihren Kunden so eine moderne und flexible B2B- und
B2C-Kommunikation – physisch und elektronisch. Die Leistungen der
rcDDM GmbH reichen von Eingangspostbearbeitung und Scan-
Service-Erkennung über Typisierung und Archivierung bis hin zu
Druck, Kuvertierung und Versand von Dokumenten.


Ausgangssituation
Neben Großunternehmen und Konzernen betreut die rcDDM GmbH
auch mittelständische Unternehmen, u.a. im Dokumenten-
Outputmanagement. Da deren vergleichsweise geringes
Dokumenten-Aufkommen den Einsatz großer Druck-Falz- und
Kuvertierstraßen meist nicht rechtfertigen, wurden die Dokumente
bislang von Hand sortiert, gebündelt, gefaltet und kuvertiert. Das
funktionierte in der Praxis gut. Trotzdem bleibt ein Prozess, in dem
Menschen eine derart zentrale Rolle einnehmen, zumindest
theoretisch fehleranfällig. Ein Umstand, den Datenschützer mit
Argwohn betrachteten und mitunter monierten: Schließlich stellt ein
falsch versendetes Dokument – z.B. eine Gehaltsabrechnung im
falschen Kuvert – ein datenschutztechnisches Desaster dar.


Projektziele
Um die datenschutztechnischen Risiken noch besser beherrschbar
zu machen, beauftragte die rcDDM GmbH die DATAWIN GmbH mit
der Entwicklung eines Mandanten-Separierers, der die händische
Kuvertierung von Dokumenten automatisiert und datenschutzgerecht
vorbereitet, und so verhindert, dass Dokumente den falschen
Adressat erreichen. Im Fokus stand somit nicht die
Sortiergeschwindigkeit, sondern die maximale Sortiersicherheit – bei
besonders nutzerfreundlicher Bedienerführung. Da die sortierten
Dokumente direkt beim Endkunden landen, sollte der Papiertransport
besonders schonend gelöst werden. Weitere Anforderungen an die Neuentwicklung waren eine passwort-geschützte Steuerung und
Bedienung des Mandanten-Separierers sowie die Dokumentation
sämtlicher Benutzereingaben und geräteinterner Vorgänge via
Logfile.


Projektbeschreibung
In enger Zusammenarbeit mit rcDDM entwickelte DATAWIN
innerhalb von 6 Monaten einen Prototypen, der allen Anforderungen
gerecht wurde. Der Mandanten-Separierer verarbeitet bis zu 5.000
Belege pro Stunde, die er automatisch von Stapeln von bis zu 1.000
Belegen einzieht. Die für die jeweilige Sendung zu bündelnden
Dokumente werden zuverlässig anhand von Vorgaben in QR-Code,
Barcode oder Text erkannt und adressatenabhängig und
papierschonend durch farbige Trennblätter getrennt. Die farbigen
Trennblätter unterscheiden sich zudem im Format von den zu
kuvertierenden Dokumenten. Fehlerhafte Dokumente (z.B.
Doppelbelege, Leerblätter, Dokumente in falscher Reihenfolge,
defekte Barcodes, etc.) erkennt das Gerät, gibt sie in ein eigenes
Sortierfach aus und informiert den Benutzer via Touchscreen-Monitor
über Fehlerart und adäquate Korrekturmaßnahmen. Da sich immer
nur ein Dokument im Durchlauf befindet, ist die Zuordnung von
Fehlermeldung und fehlerhaftem Dokument stets eindeutig. Neben
der Sortierung und Bündelung der Dokumente pro Empfänger erstellt
und druckt das Gerät mittels eines integrierten Druckers auch die
entsprechenden Adressaufkleber. Ein weiterer Zusatznutzen des
Mandanten-Separierers: Per Knopfdruck wird er zum Stapelscanner
mit 1.000 Blatt Fassungsvermögen.
Aufgrund seiner überzeugenden Performance gepaart mit den
vielfachen Anwendungsszenarien wurde der Mandanten-Separierer
als HEMERA M in das Serien-Portfolio der DATAWIN aufgenommen.


Weingarten, 06.09.2016


Egon Birnböck
Leiter Sales & Service
rcDDM GmbH
Josef Bayer Str. 5
88250 Weingarten
Egon.Birnboeck(at)rcDDM.com