Express-Archivierung grosser Mengen vertraulicher Dokumente

TELIS FINANZ ist ein eigenständiges und unabhängiges Beratungs-unternehmen mit Sitz in Regensburg. Die TELIS FINANZ verwaltet für ihre Mandanten über 1.080.000 Verträge aus den Bereichen Finanzen, Vorsorge und Vermögen.

Ausgangssituation
Über 850 Berater der TELIS FINANZ AG sind deutschlandweit im Einsatz. Schliessen sie einen Versicherungsvertrag mit einem Kunden ab, muss die unterzeichnete Versicherungspolice zur weiteren Verarbeitung in ein zentrales System eingepflegt werden. Die Menge an zu archivierenden Dokumenten, die dabei aufläuft, übersteigt mitunter die Kapazität eines herkömmlichen Scanners. Da die Archivierung der Dokumente jedoch genauen Zeitvorgaben unterliegt, werden in diesen Fällen leistungsfähigere Archivierungsmethoden notwendig.

Projektziele
Über 80.000 Dokumente sollen binnen weniger Stunden gescannt, archiviert und auf CD an TELIS FINANZ übergeben werden. Die Dokumente werden in 40 Kartons angeliefert. Pro Karton soll eine PDF-Datei erstellt werden, die sämtliche Dokumente der GWVS mbH (IT-Tochter der TELIS FinancialServicesHolding AG) zur weiteren Klassifizierung und Datengewinnung mit ABBYY FlexiCapture bereitstellt. Die Originaldokumente sollen zu 100 Prozent verlustfrei und in vorgegebener Reihenfolge erfasst und anschließend vernichtet werden. Der gesamte Prozess muss definierten Datenschutzrichtlinien für vertrauliche Dokumente genügen.

Projektbeschreibung
Um den straffen Zeitplan einhalten zu können, setzt DATAWIN den Hochleistungsscanner HEMERA S ein. HEMERA S verarbeitet bis zu 360 Dokumente beidseitig pro Minute und toleriert unterschiedliche Papierqualitäten im selben Durchlauf. Vor dem Scan werden geheftete Dokumente händisch getrennt. Übersehene Heftungen werden durch die Doppelbelegerkennung von HEMERA S identifiziert und gemeldet. Um die Speicherkontingente von TELIS FINANZ nicht unnötig zu belasten, werden nicht bedruckte oder beschriebene Dokumentrückseiten via Leerseitenerkennung bestimmt. Die weitere Verarbeitung der digitalen Dokumente via Texterkennungssoftware wird durch eine hohe Bildauflösung von 300dpi gewährleistet

Christian Höpfl (Entwicklungsleiter DMS): „Obwohl unser Archivierungsprojekt durchaus dringlich war, liess DATAWIN zu keinem Zeitpunkt Zweifel daran, dass uns sämtliche Dokumente rechtzeitig in digitaler Form vorliegen würden. Nicht nur dieses Versprechen konnte DATAWIN halten. Die hohe Bildauflösung des Scanners ist beeindruckend,die Dienstleistung der DATAWIN vorbildlich! Technisch, organisatorisch und nicht zuletzt im persönlichen Kontakt.“