Dokumentenarchivierung ist beständige Aufgabe jeder Organisation: sei es aufgrund der gesetzlichen Archivierungspflicht oder bedingt durch das Geschäftsmodell oder die Tätigkeit der Organisation.

So sind zum einen Unternehmen, Institutionen und Verwaltungen gesetzlich verpflichtet, beispielsweise Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige steuerrelevante Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum zumindest als digitale Images aufzubewahren.

Zum anderen liegt es im ureigenen Interesse vieler Organisationen, bestimmte Dokumente und somit Informationen dauerhaft verfügbar zu halten, u.a. im Gesundheitswesen, im Versicherungswesen, aber auch in der Kriminalistik (z.B. Fingerabdruckarchive).

Portable High Volume Scanner zur Vor-Ort-Archivierung

Um hierbei Übersichtlichkeit und einfaches Dokumentenhandling zu gewährleisten und platzraubende haptische Papier-Archive zu vermeiden, bzw. sie ersatzweise oder zusätzlich in digitale Archive zu überführen, kommen Hochleistungsscanner zum Einsatz.

Portable Hochleistungsscanner bieten die Möglichkeit, die Digitalisierung der Dokumente vor Ort durchzuführen. Dadurch entfällt gerade bei der Digitalisierung vertraulicher Daten die zeit- und personalintensive, datenschutzbeaufschlagte Transportlogistik, da die vertraulichen Dokumente das Archiv nicht verlassen müssen.

Durch eine digitale Signatur, die ohne mögliche Einflussnahme von außen bereits im Image Processing Board (IPB) durchgeführt werden kann, ist absolute Fälschungssicherheit gewährleistet.

Express-Archivierung vertraulicher Daten

Für einen Finanzdienstleister scannte und archivierte der DATAWIN Hochleistungsscanner HEMERA S über 80.000 vertrauliche Dokumente in wenigen Stunden. Die Bildqualität beeindruckte dabei besonders. Hier gehts zum Anwenderbericht.