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Scanner News und Know-how

11. November 2021

Quelle: 

„Das richtige Dokument im richtigen Kuvert“

DOK. 6-2015

Das Handling von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist komplex, personalaufwendig und entsprechend kostenintensiv. Vor allem aber ist es mit hohem Haftungsrisiko verbunden. So lagern viele Unternehmen diesen Prozess gerne an spezialisierte Dienstleister aus und lassen Lohn- und Gehaltsabrechnungen extern drucken, kuvertieren und versenden. Kommt es aber zu einer Fehlsendung – und somit zu einem schweren Verstoß gegen den Datenschutz – haftet zwar der Auftraggeber (der Arbeitgeber) gegenüber dem Betroffenen (dem Arbeitnehmer). Allerdings haftet auch der Auftragnehmer, also der Dienstleister, gegenüber dem Auftraggeber.

Für das Haftungsrisiko bedeutet dies: Der Auftraggeber hat eine Chance, etwaige Schadensersatzansprüche zumindest zu Teilen an seinen Dienstleister weiterzuleiten. Vorausgesetzt er kann nachweisen, dass der Fehler beim Dienstleister lag. Unabhängig davon sind sowohl Auftraggeber als auch Dienstleister verpflichtet, den Datenschutzverstoß zu melden und unter Umständen auch öffentlich zu machen. Dies kann einen immensen Image-Schaden mit sich bringen, der oft schwerer wiegt, als die bis zu sechsstelligen Straf- und Schadensersatzzahlungen.

Kuvertierstraßen – bedingt wirtschaftlich

Um solche Situationen zu vermeiden, haben Dienstleister im Bereich Informations- und Kommunikationstechnik, die für ihre Kunden dokumentenbasierte Prozesse bearbeiten und
optimieren, ihre eigenen Prozesse optimiert. Das Ergebnis sind hoch verlässliche Druck-Falz- und Kuvertierstraßen, oft bis zu 15 Meter lang. Dort werden die vom Auftraggeber gestellten Daten gedruckt, gefaltet, kuvertiert und adressiert – mit einer theoretischen Fehlertoleranz von 0,00 Prozent. Voraussetzung dafür ist, natürlich, die fehlerfreie Bereitstellung der Daten durch
den Auftraggeber.

Doch diese Druck-Falz- und Kuvertierstraßen arbeiten nur für große Datenmengen kosteneffzient, wenn auch immer präzise und datenschutzgerecht. Um aber den wirtschaftlichen Einsatz der Straßen gewährleisten zu können und den Einrichte- sowie den maschinellen Aufwand zu rechtfertigen, ist ein definiertes Minimum an Adressaten (Mandanten) notwendig. Aber nicht jeder Auftraggeber hat monatlich 40.000 Gehaltsabrechnungen zu verschicken. Viele Mittelständler, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen extern bearbeiten lassen, haben nur wenige hundert Briefe zu drucken und zu kuvertieren. Und auch große Unternehmen müssen immer wieder vergleichsweise kleine Versände abwickeln: beispielsweise Nachdrucke, nachträglich angeforderte haptische Rechnungen etc.

Um auch solche Aufträge wahrnehmen zu können, bieten viele Dienstleister das händische Bündeln, Falten und Kuvertieren von Briefen und anderen haptischen Dokumenten an. Das
funktioniert in der Praxis zwar wunderbar. Dennoch bleibt ein Prozess, in dem der Mensch eine derart zentrale Rolle spielt, immer fehleranfällig: Müdigkeit oder Unkonzentriertheit können zu Fehlern führen – mit den beschriebenen, gravierenden Folgen. Ein Umstand, den Datenschützer mit Argwohn betrachten und mitunter monieren.

Neuentwicklung Mandantenseparierer

Einer der größten deutschen Dienstleister im Bereich Informations- und Kommunikationstechnik hat darum jetzt ein Gerät entwickeln lassen, das die datenschutztechnischen Risiken noch besser beherrschbar macht: den Mandantenseparierer. HEMERA M bereitet die händische Kuvertierung von Dokumenten automatisch und datenschutzgerecht vor und verhindert so, dass Dokumente in einem falschen Kuvert landen. Das Gerät verarbeitet bis zu 5.000 Belege pro Stunde. Dazu werden die Dokumente in Stapeln bis zu 1.000 Belegen in das Eingabefach gelegt.

Der Einzug der Dokumente erfolgt automatisch vom Stapel, die zu bündelnden Dokumente werden zuverlässig anhand von Vorgaben in QR-Code, Barcode oder Text erkannt und adressatenabhängig und papierschonend durch farbige Trennblätter getrennt. Die farbigen Trennblätter unterscheiden sich zudem im Format von den zu kuvertierenden Dokumenten. Fehlerhafte Dokumente (z.B. Doppelbelege, Leerblätter, Dokumente in falscher Reihenfolge, defekte Barcodes, etc.) erkennt das Gerät, gibt sie in ein eigenes Sortierfach aus und informiert den Benutzer via Touchscreen-Monitor über Fehlerart und adäquate Korrekturmaßnahmen.

Maximale Sortiersicherheit

Bei der Entwicklung des HEMERA M stand nicht die Sortiergeschwindigkeit im Fokus, sondern eine maximale Sortiersicherheit bei besonders nutzerfreundlicher Bedienerführung. Neben
der Sortierung und Bündelung der Dokumente pro Empfänger erstellt und druckt das Gerät mittels eines integrierten Druckers auch die entsprechenden Adressaufkleber. Diese werden als letzte Blätter der sortierten Dokumenten-Pakete ausgegeben. Die Information zur Erstellung der Adressaufkleber wird dabei vom Adressfeld des ersten Blattes im Eingabefach übernommen. Für den Mandantenseparierer können darüber hinaus verschiedene, passwortgeschützte Anwenderprofile und Nutzerberechtigungen definiert und vergeben werden. Durch seine flexibel aufgebaute Softwarestruktur kann das Gerät außerdem individuell an spezifische Anwendungsszenarien angepasst werden.

Eine Scan-Funktion bietet einen Zusatznutzen: Per Knopfdruck lässt sich das Gerät zum Scanner umfunktionieren. Auch hier erfolgt der Einzug automatisch vom Stapel, die Dokumente können beidseitig gescannt werden. Der Scanclient bietet dabei zwei Szenarien: zum einen das Scannen von Laufzetteln mit ID und der Speicherung der Scans unter einer automatisch
generierten Benennung und zum anderen das Scannen diverser Dokumente und deren Speicherung mit fortlaufender Nummerierung.

Fazit

Die Optimierung von dokumentenbasierten Prozessen – vor allem Lohn- und Gehaltsabrechnungen – ist auch für den Mittelstand ein Anliegen, wenn auch oft nur überschaubare Mengen an Mandanten zu bewältigen sind. Um auch kleinere Datenmengen datenschutzgerecht und wirtschaftlich bearbeiten zu können, wurde der Mandantenseparierer als Alternative zu Druck-Falz- und Kuvertierstraßen entwickelt, die erst ab hochvolumigen Ausgaben rentabel arbeiten. 

 

Peter Schrittenlocher, geschäftsführender Gesellschafter DATAWIN

Autor: Peter Schrittenlocher, geschäftsführender Gesellschafter DATAWIN. Das Unternehmen mit Sitz in Ergolding bei Landshut entwickelt, konstruiert und fertigt Hochleistungsscanner, Markierungsbelegleser und mobile Datenerfassungsgeräte – in Serienproduktion und nach kundenspezifischen Anforderungen. Produkte der DATAWIN und ihrer Schweizer Tochter Axiome Alpha SA finden weltweit Einsatz.

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