Der HEMERA M trennt Gehaltsabrechnungen, Briefe und Dokumente maschinell, mandantenabhängig und datenschutzgerecht anhand von Vorgaben in OR Code, Barcode oder Text. Aus einer Sonderentwicklung wird ein Serienprodukt.

Die rcDDM GmbH – eine ehemalige T-Systems-Tochter mit Sitz in Weingarten, Baden Württemberg – zählt zu Deutschlands Marktführern im digitalen und klassischen Dokumentenmanagement. Für ihre rund 150 Klienten aus Industrie, Handel und öffentlicher Verwaltung erfasst, erstellt, verwaltet und versendet die rcDDM GmbH als Full-Service-Dienstleister verschiedenste Dokument-Typen und ermöglicht ihren Kunden so eine moderne und flexible B2B- und B2C-Kommunikation – physisch und elektronisch. Die Leistungen der rcDDM GmbH reichen von Eingangspostbearbeitung und Scan-Service-Erkennung über Typisierung und Archivierung bis hin zu Druck, Kuvertierung und Versand von Dokumenten.

Ausgangssituation:
Händisches Sortieren birgt Fehlerpotenzial

Neben Großunternehmen und Konzernen betreut die rcDDM GmbH auch mittelständische Unternehmen, u.a. im Dokumenten-Outputmanagement. Da deren vergleichsweise geringes Dokumenten-Aufkommen den Einsatz großer Druck-Falz- und Kuvertierstraßen meist nicht rechtfertigen, wurden die Dokumente bislang von Hand sortiert, gebündelt, gefaltet und kuvertiert. Das funktionierte in der Praxis gut. Trotzdem bleibt ein Prozess, in dem Menschen eine derart zentrale Rolle einnehmen, zumindest theoretisch fehleranfällig. Ein Umstand, den Datenschützer mit Argwohn betrachteten und mitunter monierten: Schließlich stellt ein
falsch versendetes Dokument – z.B. eine Gehaltsabrechnung im falschen Kuvert – ein datenschutztechnisches Desaster dar.

Projektziele:
Automatisierte und datenschutzgerechte Vorbereitung der händischen Kuvertierung

Um die datenschutztechnischen Risiken noch besser beherrschbar zu machen, beauftragte die rcDDM GmbH die DATAWIN GmbH mit der Entwicklung eines Mandanten-Separierers, der die händische Kuvertierung von Dokumenten automatisiert und datenschutzgerecht vorbereitet, und so verhindert, dass Dokumente den falschen Adressat erreichen. Im Fokus stand somit nicht die Sortiergeschwindigkeit, sondern die maximale Sortiersicherheit – bei besonders nutzerfreundlicher Bedienerführung. Da die sortierten Dokumente direkt beim Endkunden landen, sollte der Papiertransport besonders schonend gelöst werden. Weitere Anforderungen an die Neuentwicklung waren eine passwort-geschützte Steuerung und Bedienung des Mandanten-Separierers sowie die Dokumentation sämtlicher Benutzereingaben und geräteinterner Vorgänge via Logfile.

Projektbeschreibung:
DATAWIN entwickelt Mandantenseparierer, der Dokumente zuverlässig trennt

In enger Zusammenarbeit mit rcDDM entwickelte DATAWIN innerhalb von 6 Monaten einen Prototypen, der allen Anforderungen gerecht wurde. Der Mandanten-Separierer verarbeitet bis zu 5.000 Belege pro Stunde, die er automatisch von Stapeln von bis zu 1.000 Belegen einzieht. Die für die jeweilige Sendung zu bündelnden Dokumente werden zuverlässig anhand von Vorgaben in QR-Code, Barcode oder Text erkannt und adressatenabhängig und papierschonend durch farbige Trennblätter getrennt. Die farbigen Trennblätter unterscheiden sich zudem im Format von den zu kuvertierenden Dokumenten. Fehlerhafte Dokumente (z.B.
Doppelbelege, Leerblätter, Dokumente in falscher Reihenfolge, defekte Barcodes, etc.) erkennt das Gerät, gibt sie in ein eigenes Sortierfach aus und informiert den Benutzer via Touchscreen-Monitor über Fehlerart und adäquate Korrekturmaßnahmen. Da sich immer nur ein Dokument im Durchlauf befindet, ist die Zuordnung von Fehlermeldung und fehlerhaftem Dokument stets eindeutig. Neben der Sortierung und Bündelung der Dokumente pro Empfänger erstellt und druckt das Gerät mittels eines integrierten Druckers auch die entsprechenden Adressaufkleber. Ein weiterer Zusatznutzen des Mandanten-Separierers: Per Knopfdruck wird er zum Stapelscanner mit 1.000 Blatt Fassungsvermögen.

Aufgrund seiner überzeugenden Performance gepaart mit den vielfachen Anwendungsszenarien wurde der Mandanten-Separierer als HEMERA M in das Serien-Portfolio der DATAWIN aufgenommen.

Egon Birnböck, Leiter Sales & Service rcDDM GmbH