DOK. 2-2015

Portable Scanner sind nichts Neues. Portable Scanner, die es in puncto Leistungsfähigkeit mit ausgewachsenen Scanstraßen aufnehmen, dagegen schon. Die kompakt konstruierten, portablen Hochleistungsscanner benötigen einen Bruchteil der Standfläche einer Scanstraße, stehen ihr aber beim Dokumenten-Durchsatz in nichts nach. Möglich wird solch eine Performance trotz geringer Gerätefläche durch immer leistungsfähigere optoelektronische Baugruppen und elaborierte Konstruktionsmerkmale. So haben sich portable High Performance Scanner zur kosten- und flächeneffizienten Alternative zu den ehemals konkurrenzlos performanten, großen Scanstraßen entwickelt. Die Vorteile, die aus ihrer Kompaktheit resultieren, erschöpfen sich aber nicht nur in Flächeneffizienz und vergleichsweise günstigen Kaufpreisen: Portable Hochleistungsscanner ermöglichen Unternehmen und Organisationen mit hohem Scanbedarf auch weitere Benefits und helfen ihnen, bares Geld zu sparen.

Portable Hochleistungsscanner sind keine Mobile Devices in Taschenformat. Trotzdem sind sie mit Grundflächen um die 0,5 qm und Gerätegewichten zwischen 30 und 90 kg zierliche Leichtgewichte – verglichen  mit  den bisweilen tonnenschweren Scanstraßen, die seit den frühen Neunzigern in großen Organisationen beispielsweise zur Digitalisierung des Posteingangs installiert oder von Scan-Dienstleistern genutzt werden. Dass portable High Performance Scanner diesen Scan-Kolossen heute in nahezu keiner Leistungsdimension mehr nachstehen, ermöglichen moderne und stetig verbesserte optoelektronische Baugruppen: hochauflösende CCDs, schnelle CIS und leistungsfähige LEDs, wie sie derzeit die rasante Weiterentwicklung unterschiedlichster Hightech-Produkte forcieren.

Wo die Scan-Hochleistung beginnt

Ein portabler Hochleistungsscanner, der seinem Namen gerecht wird, setzt mindestens 250 Dokumente pro Minute durch und scannt gleichzeitig  Vorder- und Rückseite in einem Durchlauf. Aber auch Durchlaufzahlen von bis zu 350 Dokumenten beidseitig pro Minute lassen sich mit mobilen Geräten realisieren. Die Dokumente werden automatisch vom Stapel zugeführt, die Eingabekapazitäten reichen bis zu 1.000 Dokumente. Auch die Ausgabe in Sortierfächer stellt für die meisten portablen Scanner mittlerweile kein Problem mehr dar.

Wie auch Scanstraßen kommen portable Hochleistungsscanner zum Einsatz, wo große Mengen an Dokumenten – beispielsweise Post, Zahlungsverkehrsbelege oder Wahl- und Abstimmungszettel –digital archiviert, nach definierten Kriterien ausgewertet und dementsprechend sortiert werden sollen. Verbreitete Anwendungen sind elektronische Archivierungen jeder Art, Posteingangsbearbeitung sowie Lohndaten- und Protokollerfassung. Aber auch Multiple Choice-Tests, Meinungserhebungen, Abstimmungen und Wahlen.

Archivieren vor Ort

Ein aufgrund ihrer mobilen Bauweise exklusives und zunehmend nachgefragtes Anwendungsszenario kompakter High Performance Scanner ist die Vor-Ort-Archivierung, also die Digitalisierung papierbasierter Archive direkt im Archiv. Vor allem bei der Archivierung vertraulicher Daten – beispielsweise im Gesundheitswesen, Versicherungswesen oder in der Kriminalistik – lassen sich durch Vor-Ort-Archivierungen große Einsparpotenziale heben. Denn die Digitalisierung vertraulicher haptischer Archive außer Haus erfordert nicht nur einen hohen Zeit- und Personalaufwand, sondern schlägt vor allem durch die Datenschutz-beaufschlagte Logistik finanziell zu Buche. Kommt der Scanner jedoch ins Archiv, reduziert sich der Aufwand erheblich. Zahlreiche Scan-Dienstleister bieten die Vor-Ort-Archivierungen mit mobilen Geräten bereits an. Viele Unternehmen und Organisationen mieten die benötigten Scanner jedoch auch direkt vom Geräte-Hersteller – mit und ohne Scanpersonal.

Zeitkritische Dokumenten-Bereitstellung

Kostenersparnisse und Datenschutzbestimmungen sind nur zwei Gründe, den Scanner ins Archiv zu holen und Dokumente vor Ort zu digitalisieren. Oft ist es aber auch der Faktor Zeit, der den Vor-Ort-Einsatz eines High Performance Scanners notwendig macht, um kurzfristig digitalisierte Dokumente bereitstellen zu können. So sind zum Beispiel Insolvenzverwalter, Staatsanwaltschaften oder auch Untersuchungsausschüsse häufig darauf angewiesen, papierbasierte Unterlagen und haptische Dokumente binnen kürzester Zeit in digitalisierter Form einsehen, bearbeiten oder versenden zu können. Dabei geht es nicht selten um Stunden oder auch Minuten – beispielsweise wenn Investorentermine anstehen, gerichtlich verordnete Fristen eingehalten werden müssen oder Beweisaufnahmen termingerecht abgeschlossen werden sollen. In solch zeitkritischen Fällen ist der Vor-Ort-Einsatz eines mobilen Hochleistungsscanners samt Scanpersonal oft die einzige Lösung.

Wie portable Hochleistungsscanner sparen helfen

Für viele Anwendungen performen Scanstraße und portabler Hochleistungsscanner gleichwertig. Solange nicht besonders exotische Papierqualitäten oder stark beschädigte Dokumente digitalisiert werden sollen oder außergewöhnlich viele Sortierfächer benötigt werden, stellt der portable Scanner also eine kosteneffiziente Alternative zur Scanstraße dar. Seine Kosteneffizienz erschöpft sich dabei aber nicht nur in weitaus geringeren Anschaffungskosten und der Platzersparnis. Portable Hochleistungsscanner bergen noch weitere Vorteile und Einsparpotenziale:

So kann ihr geringer Flächenbedarf auch zum Tragen gebracht werden, um die Scanleistung zu verbessern und die Gesamtzahl an pro Minute durchgesetzten Dokumenten gegenüber einer Scanstraße signifikant zu steigern. Denn wo Platz für eine Scanstraße ist, ist naturgemäß Platz für mehrere portable Geräte. So lässt sich leicht ein vielfacher Durchsatz generieren. Ein nicht zu vernachlässigender Nebeneffekt ist dabei, dass auf diese Weise der Ressourceneinsatz passgenau an den jeweiligen Scan-Bedarf angepasst werden kann: Nicht jede Dokumentenmenge rechtfertigt aus wirtschaftlicher Sicht den energieaufwendigen Einsatz einer Scanstraße. Die Strategie, mehrere kompakte statt einem großen und fest installierten Scanner bereitzuhalten, erhöht zudem die Geräteverfügbarkeit und minimiert das Ausfallrisiko, da stets Backup-Geräte verfügbar sind.

Weiteres Einsparpotenzial durch portable Hochleistungsscanner liegt in ihrem einfachen Handling und folglich im günstigen Personaleinsatz. Die anwenderfreundlichen kompakten Geräte bedürfen keines speziell geschulten Fachpersonals, erfordern nur minimale Installationszeit und können auch nach einem Ortswechsel in kürzester Zeit und ohne den Einsatz eines Technikers in Betrieb genommen werden. Auch die First Level Wartung kann vom Anwender übernommen werden, größtenteils sogar ohne Werkzeugeinsatz.

Gütekriterien portabler Scanner

Wer für seine spezifische Anwendung einen belastbaren Vergleich zwischen mobilen Scannern und fix installierten Scanstraßen anstellen möchte, der muss sich auch der Qualitätsunterschiede bewusst sein, die selbst zwischen solchen portablen Geräten bestehen, die aufgrund ihrer Durchsatzzahlen zurecht als Hochleistungsgeräte ausgewiesen sind. Tatsächlich ist der Durchsatz nicht das alleinentscheidende Kriterium für die Güte eines portablen Scanners: So sollte dieser zumindest über zwei, idealerweise aber über drei oder mehrere Aussteuerfächer verfügen, um Belegmaterial nicht nur digitalisieren und gegebenenfalls auswerten, sondern auch entsprechend sortieren zu können. Die Sortierkriterien sollten dabei flexibel wählbar sein und von Barcodeerkennung über Patchcodeerkennung, Formaterkennung, Sortierung via Applikation bis hin zu Sortierung anhand von UV-Prüfzeichen oder Magnetschrifterkennung reichen. Ein weiteres Qualitätsmerkmal ist die Erzeugung des fertigen Images bereits während des Scanvorgangs. Nicht wenige Gerätetypen erzeugen während des Scanvorgangs lediglich Rohdaten, aus denen erst in einem nachfolgenden Batch im PC echte Images erzeugt werden können, was wiederum eine sofortige automatisierte Sortierung der Dokumente unmöglich macht.

Ebenfalls ausschlaggebend für die Qualität eines Gerätes ist die Nachhaltigkeit des Produktkonzepts: Ist es auf technologische Kontinuität und eine langfristige Nutzung der Geräte ausgelegt? Wurden langlebige Qualitätskomponenten verbaut? Sind Handling und Wartung des Gerätes unkompliziert? Bietet der Hersteller einen erstklassigen Kundendienst? Das Gütesiegel „Made in Germany“ garantiert freilich nicht die Erfüllung sämtlicher dieser Forderungen, ist aber in vielen Fällen ein verlässlicher Hinweis auf exzellente Produkt- und Servicequalität.

Autor: Peter Schrittenlocher, geschäftsführender Gesellschafter DATAWIN